POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN ANTISOBORNO
1-Aplicabilidad
Esta política es aplicable a todas las partes interesadas con quienes se tiene una interacción. Para lograr su cumplimiento y compromiso se ha implementado el Sistema de Gestión Antisoborno (SGAS) bajo los requisitos de la Norma ISO 37001:2016 el cual ha sido diseñado para prevenir, identificar y evaluar riesgos, detectar y enfrentar el soborno, implementar controles en los procesos que buscan reforzar la cultura de honestidad y ética en los negocios, brindando, con todo ello confianza a las autoridades, socios de negocio y agremiados. 2-Política antisoborno.
En AAADAM-IDEAAA queda prohibida la recepción u ofrecimientos de sobornos a fin de obtener algún tipo de beneficio directo o indirecto, donde se actúe o deje de actuar violando el marco normativo aplicable. Cumplimos con las leyes antisoborno, así como la legislación, los requisitos de reglamentación y estatutos aplicables. Nuestro compromiso es prohibir el soborno, la mejora continua y eficacia de nuestro sistema de gestión integral. La Política Antisoborno es dada a conocer de forma directa e indirecta a todas las partes interesadas para manifestar nuestra posición en contra de prácticas que favorecen actos de soborno. Acciones y compromisos: Identificación de riesgos de soborno para implementar controles financieros y no financieros encaminados al compromiso y cumplimiento de los lineamientos internos y marco normativo y regulatorio aplicable. La existencia de la Función de cumplimiento, a quien se le confiere autoridad e independencia con el propósito de vigilar el desempeño del sistema Antisoborno y normatividad aplicable. El planteamiento de inquietudes sin temor a represalias por parte de colaboradores o partes interesadas en general, para conocer si existe sospecha o prácticas de soborno. La aplicación de sanciones, terminación de relación laboral, comercial o denuncia a quienes resulten involucrados en la violación de esta política y leyes anticorrupción. Los objetivos del sistema Antisoborno, riesgos y controles se encuentran alineados a esta política, con directrices y mecanismos para la mejora continua. 3-Responsabilidad y autoridad.
El sistema Antisoborno es aplicado e implementado por todo el personal, de acuerdo a la estructura organizacional: 4-Regalos, hospitalidades, donaciones y beneficios similares.
Entregas y regalos. Es una costumbre el otorgar obsequios a los agremiados a manera de agradecimiento por mantener una relación de negocios con la asociación. Esta práctica se considera libre de implicaciones de soborno. Por ello cada año en época decembrina se otorga durante la cena de fin de año o eventos especiales como aniversarios, un obsequio que puede ser un libro, u objetos de naturaleza similar, también se puede obsequiar algún tipo de artesanía adquirida en casas de cultura, grupos étnicos o simplemente proveedores que proporcionen el producto. Estos regalos se entregan a partir del número de agremiados registrados, por medio de una lista, de tal forma que sirva de control para saber a quienes se otorgan. Recepción de regalos Al igual que la Asociación en época navideña realiza la entrega de obsequios, los proveedores regalan normalmente artículos promocionales como es una tradición en México. Esta práctica se considera libre de soborno. En ningún caso está permitido aceptar u obsequiar regalos que presuman un interés particular más allá del agradecimiento. Los obsequios son comprados conforme al procedimiento de compras, que establece cuadros comparativos de ser posible, aprobaciones por parte del comité ejecutivo. Gastos para visitas, viajes, eventos de representación Es posible que los colaboradores de AAADAM-IDEAAA tengan que realizar algún tipo de viajes para eventos particulares relacionados con el propósito de la organización. También es posible que se reciba una visita de una autoridad, de otra asociación o entidad a la cual se le brinda una hospitalidad para cubrir sus viáticos. En todos los casos las erogaciones deben ser razonables y proporcionales y se realizan a través del proceso de compras, los montos, categorías de hoteles, restaurantes, transportes, son revisados y autorizados por el comité ejecutivo. Dentro de los estatutos de la asociación se encuentra la política de gastos donde se establecen lineamientos para la justificación, aprobación y existencia de presupuesto. Funciones y no lo haga en representación de la AAADAM-IDEAAA. Estos actos representan problemas potenciales y entran en conflicto con las políticas establecidas y el SGAS. Donaciones. Se realizan donaciones a organizaciones de beneficencia, como es el caso de la fundación CAAAREM, u otras que en su momento que se desee apoyar. En toda donación se recibe el comprobante de la institución debidamente acreditado por los lineamientos del SAT. 5-Gastos admisibles.
Se tienen esquemas de supervisión, aprobación y justificación por parte del Comité Ejecutivo, por medio de políticas en relación a los gastos de representación, transportación, regalos,
donaciones, realización de eventos y estancias que son requeridas para las funciones primordiales de la Asociación.
6-Pagos de Facilitación
El pago de facilitación es una de tantas maneras de nombrar al soborno, el cual es el ofrecimiento o aceptación, de un recurso ya sea en moneda o especie con el propósito de obtener un
beneficio, desde luego en violación de un criterio establecido.
Los pagos de facilitación son ilegales en el marco legal de los Estados Unidos Mexicanos; por lo tanto, no se permite que se lleven a cabo. En el
caso de que le sean solicitados debe negarse a hacerlos, en cumplimiento a esta política. No está permitido a ningún colaborador hacer o recibir tales pagos en el desempeño de sus
labores profesionales, incluso si se efectúan a cargo de las finanzas personales y no se busca el reembolso de estos. Todas las solicitudes de pagos de facilitación deben ser
reportadas al Compliance Officer.
7-Restricción de contribuciones.
No se permite el uso de recursos en moneda, propiedades o de cualquier naturaleza para hacer contribuciones a funcionarios públicos, partidos o candidatos políticos o miembros de
partidos. Aclarando que cualquier colaborador es libre de participar en actividades de tipo político por cuenta propia y en su tiempo libre siempre y cuando no interfiera con el
ejercicio de sus funciones y no lo haga en representación de la AAADAM-IDEAAA. Estos actos representan problemas potenciales y entran en conflicto con las políticas
establecidas y el SGAS.
8-Conflicto de Interés.
El conflicto de interés se presenta cuando se toma una posición parcial inclinada a favorecer las intenciones personales de un colaborador no importando su posición en la organización y
que van en contra o causa afectaciones a los lineamientos de la Asociación.
Queda prohibido usar el puesto, conocimientos e infraestructura para beneficio, económico personal, hacia familiares u otras partes interesadas con quienes se tenga relación.
En caso de presentarse situaciones de conflicto, la situación y los hechos deben ser informados al Compliance Officer o al comité Antisoborno para el esclarecimiento, investigación y
búsqueda de soluciones adecuadas.
9-Registros Contables
Se trabaja de manera honesta y con honradez en todas las áreas de la empresa, en apego a la legislación aplicable en procesos financieros y contables llevando documentos de trabajo,
registros completos y fidedignos para lo cual se definen algunas prácticas de control:
10-Socios de Negocio
Los socios de negocio son todas las partes que tienen una relación directa o indirecta para recibir un servicio o bien proporcionarlo y en el caso de los proveedores brindar el
servicio o producto. En todos los casos existirán transacciones financieras que soporten dichas relaciones.
En el ejercicio de estas transacciones se espera y requiere que todas las partes se conduzcan de manera legítima, se apeguen a los estándares de conducta ética profesional tal como
se describe en la política y compromisos antisoborno.
Si algún empleado o socio de negocio detecta un riesgo de soborno es importante que se notifique de inmediato al Compliance Officer, Dirección General o algún miembro del Comité
Ejecutivo.
No se puede pedir a un socio que preste servicios para la empresa sin la debida diligencia y sin un acuerdo que contenga las garantías Antisoborno necesarias.
Es necesario mencionar que, la debida diligencia comercial y financiera no es suficiente. Es relevante tener en cuenta la reputación y la integridad de un socio empresarial potencial,
así como, el alcance de sus controles internos para impedir los abusos.
No debe pedirse a los socios empresariales que presten servicios sin contrato, cotización o documentos similares, puesto que, ayudan a demostrar las razones legítimas por las que se
contrató a un socio (o la entidad contratada) y los servicios que presta.
Las responsabilidades no terminan una vez que un socio empresarial tiene un contrato. Se supervisan constantemente sus actividades. Hay que informar al Compliance Officer sobre alertas
u otras preocupaciones acerca de la conducta de un socio que se presenten en el curso de la relación, para que puedan evaluarse los riesgos y desarrollar las garantías adecuadas.
Las relaciones con los socios comerciales que no colaboren o muestren riesgos de soborno se darán por terminadas conforme a los contratos o regulaciones comerciales, vigilando que los
intereses de AAADAM-IDEAAA no se vean afectados por el incumplimiento.
11-Formación Antisoborno.
AAADAM-IDEAAA es una organización consciente de la importancia de la formación de su personal, razón por la cual, en el caso del Sistema Antisoborno se requiere sensibilizar al personal para prevenir violaciones a los lineamientos de la organización, independientemente de los controles implementados.
El Compliance Officer ha establecido criterios objetivos para la formación anual obligatoria de sus empleados con relación a los principios anticorrupción. Como parte de los requisitos de dicha formación, es indispensable responder a ciertas preguntas para que el interesado certifique que:
12-Planteamiento de inquietudes
Todos los colaboradores o socios de negocio que tengan conocimiento o sospecha que esta política haya sido violada deben:
13-Medidas disciplinarias.
Los empleados que violen esta Política Antisoborno estarán sujetos a medidas disciplinarias, que pueden incluir la rescisión de contrato laboral y también ser objeto de enjuiciamiento penal
en las jurisdicciones pertinentes. Los socios empresariales que violen esta política están sujetos a la terminación de todas las relaciones comerciales, sin perjuicio de AAADAM-IDEAAA.
14-Función de Cumplimiento.
La alta dirección y el comité ejecutivo ha designado al compliance officer, a quién se le otorga la autoridad e independencia para vigilar el cumplimiento de la legislación anticorrupción
y soborno, la política antisoborno y los lineamientos establecidos en el SGAS. Que quien con independencia de sus responsabilidades promueve la cultura de antisoborno y sus consecuencias,
pudiendo derivar en la terminación de las relaciones laborales o comerciales en caso de incumplimientos a lo establecido en esta política.
15-Comunicación
Esta política está disponible a las partes interesadas pertinentes, en nuestra página web.
La política se comunica en español a los colaboradores y terceras partes pertinentes, incluidos los contratistas y visitantes, con la intención de que estas personas sean conscientes de
sus obligaciones individuales relacionadas con en el SGAS.
Esta política se revisa en caso de adquisición o fusión con otras organizaciones u otro cambio en el alcance del negocio de AAADAM - IDEAAA que pueda afectar la continuidad o pertinencia
del sistema de gestión integral.
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